نحوه غلبه بر حجم کاری بسیار بالا

مدیریت صحیح حجم کاری یک بخش اساسی در شرایط کاری امروزی است زیرا اکثر شرکت ها از کارکنان خود انتظار دارند که بهره وری خود را افزایش دهند تا بتوانند با حجم کاری بیشتر کنار بیایند ؛ اما چگونه می توان بر حجم کاری بسیار بالا غلبه کرد؟ حجم کاری بالا چیست؟ هرگاه با حجم کاری مواجه می شویم که از حد ممکن توان ما فراتر می رود، اما می توانیم با آن مقابله کنیم، از حجم کاری بسیار بالا صحبت می کنیم. حجم کاری بسیار بالا زمانی اتفاق می ‌افتد که زمان کمی برای کار زیاد داشته باشیم که ما را مجبور می‌ کند تا فراتر از حجم کاری معمولی خود کار کنیم. حجم کاری بسیار بالا می تواند برای ما مضر باشد، زیرا باعث استرس و فشار زیادی می شود 

کار بیش از حد ذهن و بدن ما را خسته و در بلندمدت فرسوده می‌کند، پس لازم است این مشکل را برطرف کنیم. بااین‌حال صحبت کردن با رئیسمان در این باره چالش‌برانگیز است. چطور بدون اینکه تنبل یا از زیر کار در رو به نظر برسیم، این مشکل را با او مطرح کنیم؟ در این مقاله، به این پرسش پاسخ می‌دهیم. همچنین این نکته را گوشزد می‌کنیم که شاید کارمان واقعا زیاد نباشد و برداشت ما اشتباه باشد. با ما تا پایان مقاله همراه باشید.

چطور بفهمیم کارمان زیاد است؟

۱. درد و آسیب در نواحی خاصی از بدن

یکی از پیامد‌های کار زیاد درد و حتی آسیب‌دیدن بخش‌هایی از بدن است. وقتی بیش از حد از عضوی کار بکشیم، آن بخش از بدن شروع به دردگرفتن یا گرفتگی می‌کند. مثلا هنگامی که بیش از حد بنشینیم یا بایستیم، کمر و پای ما درد می‌گیرد. همچنین اگر بیش از اندازه با دستان خود کار کنیم، مچ یا هر بخشی که مدام درگیر فعالیت بوده، درد می‌گیرد. این دردها اگر ادامه یابند، نشانه آسیب به آن عضو هستند.

۲. تغییر حس‌وحال

کار زیاد فقط روی بدن ما اثر نمی‌گذارد، بلکه به روان ما نیز آسیب می‌‌زند. استرس و اضطراب، احساس خستگی زیاد و کسلی و بی‌حالی بعضی از این نشانه‌ها هستند. در این حالت، شاید بتوانیم با کاهش ساعت کاری وقت خود را صرف فعالیت‌هایی بیرون از محیط کار کنیم تا دوباره روحیه خود را احیا کنیم.

۳. کاهش عملکرد

عملکرد شغلی ما برایند میزان انگیزه و تلاشی است که صرف آن می‌کنیم. اگر بیش از حد کار کنیم، بدن و ذهن ما خسته می‌شود. در این حالت، حفظ انگیزه دشوار است. با ازدست‌دادن انگیزه و نمایان‌شدن آثار فرسودگی شغلی، عملکرد ما نیز افت می‌کند و دیگر نمی‌توانیم به‌خوبی گذشته تمرکز کنیم و بیشتر خطا می‌کنیم.

چطور با رئیسمان درباره زیاد‌بودن کار صحبت کنیم؟

اگر نشانه‌های گفته‌شده در ما دیده شوند، باید فکری برایشان کنیم. اولین کار صحبت‌کردن با رئیسمان درباره این وضعیت است. برای صحبت‌کردن با رئیس خود نکاتی را که در ادامه مطرح کرده‌ایم، در نظر بگیرید.

۱. زمانی را برای صحبت در این باره تعیین کنید

تعیین وقت قبلی برای صحبت‌کردن در این باره بهتر از مطرح‌کردن آن بدون آمادگی قبلی است. از یک سو با تعیین وقت قبلی به رئیس خود امکان می‌دهید که در صورت لزوم مدارک و اسناد موردنیاز برای بررسی موضوع را آماده کند و از طرف دیگر شانس ملاقات خصوصی با او در این حالت بیشتر از زمانی است که سرزده به سراغش بروید. درخواست خود را کتبی به او بدهید. از او بخواهید تا زمانی را که مناسب می‌داند برای این ملاقات انتخاب کند.

۲. دلایل خود را آماده کنید

قبل از جلسه، استدلال‌های خود را آماده کنید. شما می‌خواهید راهی برای کاهش ساعت یا حجم کار پیدا کنید. بنابراین دلایلی قوی برای مستند‌کردن خواسته خود پیدا کنید. پرسش‌های زیر به شما کمک می‌کنند تا بفهمید کارتان واقعا چقدر زیاد است:

•     آیا کاری که می‌کنم به قدری زیاد است که باید چند نفر به من کمک کنند؟

•     آیا منابع و ابزارهای لازم برای انجام کار را در اختیار دارم؟

•     آیا مهارت و توانایی من متناسب با کاری است که باید انجام دهم؟

می‌توانید پیش از جلسه گفته‌های خود را با دوستان یا همکاران قابل‌اعتماد مطرح و از آنها درباره پختگی و محکم‌بودن استدلال‌هایتان بازخورد بگیرید.

۳. برای نشان‌دادن کار زیاد خود مثال بزنید

یکی از بهترین روش‌ها برای اینکه به رئیس خود نشان دهید کارتان زیاد است، مثال‌زدن است. به پروژه‌ها و برنامه‌هایی اشاره کنید که زمان زیادی از شما گرفته‌اند و تأثیر بدی بر روان و جسم شما داشته‌اند. مواردی را مثال بزنید که می‌شد به دیگران واگذار شوند یا مواردی که می‌شد از دیگران کمک گرفت. همچنین به مواردی اشاره کنید که مجبور شدید بیشتر از وظایف شغلی خود زحمت بکشید. البته اینکه گاهی بیشتر از وظایف خود عمل کرده‌اید ایرادی ندارد، اما اگر این موضوع به یک عادت و انتظار تبدیل شده است، منصفانه نیست. با طرح این موارد می‌توانید به او نشان دهید که اوضاع از چه قرار است.

۴. به‌جای مقایسه، بر تجربیات خود تمرکز کنید

هنگام طرح مسئله با رئیستان، از مقایسه‌کردن خود با دیگر همکاران بپرهیزید. چنین کاری وجهه خوبی ندارد و شانس شما برای یک مکالمه موفق را کاهش می‌دهد. در عوض بر تجربیات و احساس خودتان و مثال‌های شفاف از کار زیاد تمرکز کنید.

۵. راهکار پیشنهاد دهید

پس از طرح موضوع، راهکارهای خود برای حل مسئله را پیشنهاد دهید. چند راهکار برای متعادل‌کردن ساعت کاری یا حجم کاری خود پیدا و آنها را فهرست کنید. مدیر شما با دیدن راهکارهایتان می‌فهمد که شما مهارت حل مسئله را به‌خوبی بلدید. مثلا با چنین جمله‌ای پیشنهاد خود را مطرح کنید:

«من فکر می‌کنم اگر فلان کار از دوشم برداشته شود، بهتر می‌توانم به اهداف شغلی خود نزدیک شوم و به فلان کار که موردتأکید سازمان است رسیدگی کنم تا برای رسیدن به اهداف سازمان نیز کمک کرده باشم.»

۶. تعهدتان را نشان دهید

طرح موضوع ساعت یا حجم کاری زیاد نباید منجر به این سوءبرداشت شود که شما تعهدی به کارکردن ندارید. اگر فقط غر بزنید و هیچ راه‌حلی برای مسئله ارائه نکنید، فقط در حال شکایت‌کردن هستید. برعکس با ارائه راهکارهای جایگزین مانند انجام کارهای سبک‌تر یا درخواست زمان بیشتر برای انجام کارها نشان می‌دهید که همچنان مایل و متعهد به انجام فعالیت و همکاری هستید. مثلا در یک پروژه می‌توانید از مدیرتان بخواهید که بخشی از کارها را به دیگران واگذار کند و شما در کنار آنها نقش مشاوره را داشته باشید.

۷. هدف‌های شغلی خود را در نظر بگیرید

هنگام صحبت با رئیستان هدف‌های شغلی خود را نیز با او در میان بگذارید. این کار به او کمک می‌کند تا درک بهتری از نگرش و اهداف شما پیدا کند. از این طریق او می‌تواند کارهایی را به شما واگذار کند که بیشتر با اهدافتان هم‌راستا هستند. در جلسه نگاه شما باید به آینده باشد، نه صرفا غرزدن بابت آنچه در گذشته رخ داده است.

چگونه با حجم کاری بسیار بالا مقابله کنیم؟

اول از همه، مهم است که علت مواجهه با حجم کاری زیاد را شناسایی کرده و در صورت امکان، دلایل وقوع آن را از بین ببریم. حجم کاری بسیار بالا لزوماً ناشی از لیست بلندبالایی از وظایف نیست، بلکه می تواند ناشی از اشتباهات مختلفی باشد که توسط خودمان یا همکاران مرتکب شده باشیم؛ بنابراین مهم است که از خود این سؤال را بپرسید که آیا زمان خود را تا حد امکان به صورت بهینه مدیریت می کنید و این که آیا می توانید بهره وری خود را بهبود ببخشید؟

با این حال، اگر به این راه ‌حل رسیدید که نه شما و نه هیچ تأثیر خارجی دیگری باعث حجم کاری بسیار بالای شما نمی ‌شود، می ‌توانیم درباره تکنیک ‌هایی بحث کنیم که به شما کمک می ‌کنند تا بر حجم کاری بسیار بالایتان غلبه کنید. اکثر شرکت ها بر روی آموزش های مدیریت استرس تمرکز می کنند تا به کارکنان خود کمک کنند تا بتوانند بر حجم کاری بسیار بالا غلبه کنند. با این حال، من معتقدم که تکنیک ‌های مدیریت استرس بیش از حد بر تأثیر استرس تمرکز می ‌کنند و به کارمندان آموزش می ‌دهند که چگونه استرس را کاهش دهند و متمرکز بر علت اصلی استرس که در واقع حجم کاری بسیار بالا است نیستند.

1. اولویت بندی کنید

هر زمان که با حجم کاری بسیار بالا مواجه شدید، مهم است که اولویت بندی هایتان را برای خودتان تعیین کنید و بسته به اهمیت و فوریت وظایف خود را انجام دهید. اولویت ‌بندی به شما کمک می ‌کند تا بر روی وظایف با اولویت بالاتر تمرکز کنید که زودتر به نتیجه مورد نظر خود برسید، در حالی که می ‌توانید آن کارهایی را که زمان زیادی دارند که نه مهم هستند و نه به نتیجه مورد نظر شما کمک می ‌کنند، کنار بگذارید. تکنیک‌ های اولویت ‌بندی متعددی وجود دارد، با این حال یکی از ساده ترین آنها اولویت ‌بندی وظایف از بسیار مهم تا کم اهمیت و ساده است .

2. احساسات خود را کنترل کنید

کاری که بسیاری از افراد در صورت عدم عادت به کار با فشار و حجم زیاد انجام می دهند این است که فقط می ترسند و بدترین نتیجه ممکن را تصور می کنند. کنترل احساسات خود در زمان مواجهه با چنین موقعیت استرس زا بسیار مهم است، زیرا این موقعیت ها نیاز به پاسخ های احساسی ندارند، بلکه نیاز به تصمیم گیری های تحلیلی و ذهنی آرام دارند. استرس و ترس فقط باعث می شود اشتباهات ناشی از بی دقتی انجام دهید که حجم کار شما را بیشتر از قبل افزایش می دهد. نحوه واکنش شما به استرس به طرز فکر و باورهای شما بستگی دارد.

3. تفویض کار کنید

بسیاری از کارمندان، تفویض کار را تنها به عنوان تلاشی برای فرار از مسئولیت می ‌دانند، با این حال واقعیت این است که در مرحله ‌ای از شغل خود مجبور خواهید بود حداقل بخشی از کار خود را واگذار کنید زیرا میزان کاری که می ‌توانید شخصا انجام دهید محدود است. سعی کنید کارهای زمان بر اما نسبتا آسان را به کارآموزان محول کنید و یا کارهای دیگری که می تواند به راحتی توسط فردی با تجربه کمتر از شما انجام شود. شما همچنین می توانید وظایف دیگر کم اهمیت تری را هم به دیگران محول کنید که به شما کمک می کند تا روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مطلوب را برای رسیدن به اهداف شما دارند.

4. سازماندهی و برنامه ریزی

در موقعیت ‌هایی که با حجم کاری بسیار بالا مواجه می ‌شوید، ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید یا حتی یک برنامه اجرایی که به شما کمک می‌ کند تا یک دید کلی از یک موقعیت ظاهراً آشفته داشته باشید، می ‌تواند بسیار مفید باشد. تفاوت بین لیست کارها و برنامه اجرایی در این است که لیست وظایف شما شامل تمام اهداف و وظایف روزانه شماست و باید به صورت روزانه تکمیل و بازنویسی شود. برنامه های اجرایی برای دقیق سازی آنچه برای دستیابی به یکی از اهداف اصلی شما ضروری است، مفید هستند. با این حال، برنامه های اجرایی به احتمال زیاد برای تقسیم اهداف اصلی شما به اهداف و وظایف کوچک تر از برنامه ریزی طولانی مدت مفید هستند.

5. حذف وظایف

حجم کاری بسیار بالا نه تنها شامل کارهای بسیار مهم است، بلکه شامل کارهای با اهمیت کمتر یا حتی غیرضروری نیز می شود که در صورت حذف شدن، می تواند در زمان شما صرفه جویی کند. سعی کنید تا آنجا که ممکن است کارهایی را که ضروری نیستند یا به تحقق اهداف شما کمکی  نمی کنند حذف کنید.

شما چگونه بر حجم کاری بسیار بالا غلبه می کنید؟