۸ مهارت مدیریتی برای مدیران حرفه‌ای

اگر مدیر پروژه هستید یا می خواهید مدیر پروژه شوید؟ ممکن است از خود بپرسید که چه مهارت هایی برای برتری در این شغل مهم است. حقیقت این است که برای یک مدیر پروژه عالی بودن نیاز به مقدار زیادی مهارت است. بهترین مدیر پروژه ها یا PMs (Project management) طیف گسترده ای از مهارت های سخت (فنی و قابل اندازه گیری) و مهارت های نرم (مردم و شخصیت) دارند.

خبر خوب این است که این مهارت ها قابل یادگیری و توسعه هستند. با پشتیبانی، مربیگری و فرصت تلاش، می توانید مدیر پروژه بهتری شوید.

در این مقاله، نقش مدیر پروژه را تعریف می‌کنیم، مهارت‌های مهم مورد نیاز برای مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید بدانید که آیا در داشتن مهارت‌های مدیریت پروژه موفق هستید یا خیر.

مدیر پروژه چه کاری انجام می دهد؟

در بیشتر سازمان ها، وظایف بزرگ به پروژه های مختلف با توجه به هدف، مهلت سررسید و کارکنان مشخص تقسیم می شوند. مدیر پروژه مسئول هماهنگی و نظارت بر تمام جنبه های تکمیل پروژه از جمله ارتباط با ذینفعان، مدیریت اعضای تیم، تعیین و تنظیم مهلت سررسید، اولویت بندی وظایف، ایجاد انگیزه در کارکنان، برنامه ریزی و نظارت بر گردش کار، تسهیل ارتباطات و … است.

همانطور که می بینید، مسئولیت های یک مدیر پروژه بسیار و متنوع است و تعداد زیادی از انواع شایستگی ها و وظایف را در بر می گیرد. در این صورت، مدیران پروژه موفق و مؤثر باید مهارت‌های مختلف و سخت و نرم زیادی داشته باشند تا بتوانند کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. در زیر، به برخی از مهم ترین مهارت های مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.

8 مهارت سخت که یک مدیر پروژه باید داشته باشد

1. مذاکره
2. مهارت های فنی مرتبط
3. نوشتن
4. سازمان دهی
5. اولویت بندی و تعیین هدف
6. برنامه ریزی پروژه
7. تفویض اختیار
8. مدیریت بودجه

مذاکره

بخش بزرگی از شغل مدیر پروژه، ایجاد ارتباط بین انتظارات مشتری یا ذینفعان و واقعیت چیزی است که یک تیم می تواند ارائه دهد. برای اینکه همه در یک صفحه بر سر یک نتیجه و محصول نهایی به توافق برسند، یک مدیر محصول خوب می‌تواند درباره همه چیز از قیمت‌گذاری گرفته تا سررسید و جزئیات قابل تحویل مذاکره کند.

اگر بتوانید از هر مذاکره ای که وارد آن می شوید – یا حداقل نتیجه ای که از آن راضی هستید – نتیجه دلخواه خود را به دست آورید، بدون ایجاد تنش یا از خود دور کردن فردی که با او مذاکره می کنید، می دانید که کار خوبی در مذاکره انجام داده اید.

مهارت های فنی مرتبط

در حالی که مهارت‌های دقیق مورد اشاره ما از پروژه‌ای به پروژه دیگر متفاوت است، یک مدیر پروژه خوب باید در نوع کاری که تیمش انجام می‌دهد پیش‌زمینه خوبی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر در حال مدیریت یک تیم توسعه دهنده هستید که یک برنامه را می سازد، داشتن حداقل مهارت های اولیه توسعه و دانش پیش زمینه خود بسیار مفید است.

از خود بپرسید: «آیا متوجه می شوم که تیم من در یک جلسه فنی درباره چه چیزی صحبت می کند؟ آیا می‌توانم یکی از وظایف فنی تیم را خودم انجام دهم؟» اگر چنین است، می توانید احساس راحتی کنید که در این مهارت سخت موفق هستید.

نوشتن

یک مدیر پروژه باید ارتباطات زیادی را انجام دهد که بیشتر آنها به صورت مکتوب اتفاق می افتد. بنابراین، یکی از مهارت های کلیدی مدیریت پروژه، داشتن توانایی برقراری ارتباط دقیق و مؤثر از طریق کلام نوشتاری است.

یکی از بهترین راه‌ها برای تعیین اینکه آیا مهارت‌های نوشتاری شما به اندازه است یا خیر، این است که از یک همکار مورد اعتماد یا مافوق بخواهید نمونه‌ای از نوشته‌هایی را که در محل کار انجام می‌دهید ارزیابی کند. آیا واضح، عاری از خطا، آسان برای فهمیدن و … است.

سازمان

برای اینکه یک پروژه به آرامی اجرا شود و هیچ چیز از بین نرود، یک مدیر پروژه خوب باید سازماندهی بالایی داشته باشد و همه چیز مربوط به پروژه به راحتی پیدا شود و به وضوح برچسب گذاری شود.

اگر تیم شما اغلب به دنبال چیزی می‌گردد، فایل‌ها یا اسناد مهم را از دست می‌دهد یا در تلاش برای رعایت مهلت سررسیدها هستند، ممکن است نشانه‌ای از این باشد که شما باید مهارت‌های سازمانی خود را بهبود بخشید.

اولویت بندی و تعیین هدف

تعداد به ظاهر بی پایانی از وظایف برای انجام هر پروژه ای وجود دارد، اما همه آنها نمی توانند همزمان انجام شوند. تعیین اینکه چه چیزی بالاترین اولویت را دارد و چه چیزی می تواند تا بعد صبر کند، بر عهده مدیر پروژه است. مدیر پروژه باید اولویت ها را برای اعضای تیم روشن کند و همچنین آنها را به اهداف ملموس تیم متصل کند.

آیا تیم شما همیشه می داند که مهمترین چیزی که باید در هر مقطع زمانی روی آن کار کرد چیست؟ آیا محصولات شما به موقع آماده هستند؟ اگر نه، آیا به این دلیل است که تیم شما به اشتباه زمان زیادی را صرف کاری که کمتر فوری می باشد، کرده است؟ پاسخ به این سؤالات به شما کمک می کند تا بفهمید مهارت های اولویت بندی شما چقدر قوی است.

برنامه ریزی پروژه

یک مدیر پروژه از نقطه A شروع می کند و می خواهد با اهداف مشخص و نتایج بدست آمده به نقطه دیگری یعنی B برسد. نحوه رسیدن به آنجا یک موضوع برنامه ریزی پروژه است و یک PM خوب می تواند یک برنامه واقع بینانه، منطقی و موثر برای رسیدن به نقطه B ایجاد کند.

اگر توانایی‌های برنامه‌ریزی پروژه شما به اندازه باشد، همیشه یک قدم جلوتر خواهید بود، برای آینده آماده خواهید بود.

تفویض اختیار

هر پروژه بزرگ دارای نقاط عطف در طول مسیر است و این که چه زمانی کارها باید انجام شوند و چه کسی در چه زمانی روی هر کار باشد، همه زیر چتر واگذاری و زمان بندی قرار می گیرد، چیزی که مسئولیت آن بر عهده مدیر پروژه است. 

یک مدیر پروژه قوی مطمئن خواهد شد که هر یک از اعضای تیم همیشه موردی برای کار کردن دارد، افراد مناسب روی یک کار تمرکز می کنند و هیچ کس بیش از حد کار نمی کند. در عین حال، مدیر پروژه باید مطمئن شود که همه اطلاعات کافی دارند، اما همچنین آزادی انجام بهترین کار خود را برای پروژه دارند.

مدیریت بودجه

هر پروژه بودجه ای دارد و این وظیفه مدیر پروژه است که مطمئن شود پروژه بیش از بودجه نیست. به همین دلیل است که یکی از حیاتی ترین مهارت های مدیریت پروژه، بودجه بندی است که نیاز به درک کاملی از ریاضیات، صفحات گسترده و امور مالی دارد.

یک مدیر پروژه موفق می‌داند که اگر پروژه‌هایش به طور مداوم با بودجه پیش‌بینی‌شده یا حتی کمتر از آن انجام شود، در بودجه‌بندی کار خوبی انجام داده است.

8 مهارت نرم که یک مدیر پروژه باید داشته باشد

1. ارتباط
2. رهبری
3. انگیزه
4. مدیریت تعارض
5. تطبیق پذیری
6. مدبر بودن
7. کار گروهی
8. نفوذ

ارتباط

مدیر پروژه شخصی است که به عنوان رابط بین همه افراد درگیر در یک پروژه خاص عمل می کند و توانایی آنها در انتقال اطلاعات مهم به همه طرف های مربوطه برای موفقیت پروژه کاملاً حیاتی است.

یک ارتباط‌گر خوب می‌تواند افراد را با دیدگاه‌هایشان آشنا کند، بتواند به یک درک مشترک دست یابد و بهترین کانال‌ها را برای برقراری ارتباط با هر اطلاعات خاصی بشناسد.

رهبری

یکی از مهم‌ترین بخش‌های شغل مدیر پروژه، رهبری یک تیم است و این مهارت نرمی است که همه آن را ندارند. یک رهبر قوی می تواند اعتماد مردم را جلب کند، به کارمندان انگیزه دهد، تصمیمات خوبی بگیرد و مسئولیت موفقیت ها و شکست های تیم را به طور یکسان به عهده بگیرد.

انگیزه

برانگیختن گروهی از افراد در طول یک تلاش طولانی، یک جنبه رهبری بسیار مهم است که سزاوار بخش خاص خود است. اینکه بتوانید اعضای تیم خود را تشویق کنید تا بهترین کار خود را انجام دهند، حتی زمانی که سررسید ها نزدیک می شود و پروژه ها دشوار می شوند، توانایی بسیار مهمی برای یک مدیر پروژه است.

اگر اعضای تیم شما به پروژه اعتقاد داشته باشند و بهترین تلاش خود را برای کمک به موفقیت آن انجام می دهند چون آنها به جای ترس از عواقب، انگیزه درستی برای انجام کار دارند.

مدیریت تعارض

به ناچار، افرادی که با هم کار می کنند دچار تعارض خواهند شد. این طبیعی است و مشکلی نیست، اما چیزی است که یک مدیر پروژه خوب می داند این است که چگونه با آن کنار بیاید.

یک مدیریت تعارض موفق می داند که چگونه خلق و خوی خود را کنترل کند و در صورت بروز مشکلات به آنها رسیدگی کند تا تیم بتواند بدون آسیب رساندن به احساسات یا ضربه های بزرگ به سمت اهداف خود حرکت کند و به کار خود ادامه دهد. آنها همچنین می دانند که از درگیری دوری نکنند، بلکه باید رودررو با آنها روبرو شوند.

تطبیق پذیری

مهم نیست که چقدر برنامه ریز خوبی باشید، به ناچار چیزهایی در این مسیر وجود خواهند داشت که طبق برنامه پیش نمی روند. یک مدیر پروژه موثر انعطاف‌پذیر و چابک است و می‌داند چگونه تنظیمات لازم را برای حرکت به جلو حتی در مواجهه با مسائل غیرمنتظره انجام دهد.

اگر شما و تیمتان می توانید با تغییر در مهلت، جزئیات پروژه یا چیزی شبیه به آن، به سرعت خودتان را با شرایط جدید تطبیق دهید؛ پس این کار را به درستی انجام می دهید.

مدبر بودن

همیشه هر ابزاری که برای موفقیت در یک پروژه نیاز دارید به شما داده نمی شود، اما این نباید مانع کار شما شود. مدیران پروژه قوی می دانند که چگونه برای حل مشکلات زیرک و باهوش باشند.

اگر به جای تسلیم شدن در مواجهه با مسئله ای که آمادگی مقابله با آن را ندارید، تصمیم بگیرید که راه حلی بیابید، می توانید بگویید که مدبر هستید.

کار گروهی

یک مدیر پروژه خوب فقط یک رهبر تیم نیست بلکه بخشی از تیم هستند. این به معنای همکاری، مشارکت، کار کردن و صحبت کردن با آنها آسان و منصف بودن با دیگران است. در این شغل جایی برای خودخواهی نیست.

تشخیص اینکه آیا این مهارت را درست انجام می دهید نسبتاً آسان است. آیا تیم شما با هم خوب کار می کند؟ آیا آنقدر به یکدیگر اعتماد دارند که حقیقت را بگویند، مخالفت کنند و کمک بخواهند؟ اگر اینطور است، به این معنی است که شما کار را به خوبی انجام می دهید.

نفوذ

یکی از آخرین مهارت های نرم که یک مدیر پروژه عالی باید داشته باشد این است که بتواند گروهی از افراد را که لزوماً هیچ اختیاری روی آنها ندارید، وادار کند تا در جهت یک هدف مشترک کار کنند. نفوذ مستلزم توانایی ایجاد اعتماد، تقویت همکاری و تشویق افراد به همکاری است. با گوش دادن شروع می شود.

آیا شما این مهارت را درست انجام می دهید؟ آیا مردم به پیام های شما پاسخ می دهند، در جلسات شما شرکت می کنند و نظرات خود را ارائه می دهند؟ آیا آنها در مورد موانع احتمالی صحبت می کنند و پیشنهاداتی را در طول پروژه به تیم ارائه می دهند، اگر وقتی شما درخواست کمک می کنید، پاسخ می دهند و با شما برای حرکت به جلو همکاری می کنند. شما با استفاده از نفوذ کار خوبی انجام می دهید.

5 ویژگی شخصیتی که یک مدیر پروژه باید داشته باشد

فراتر از داشتن مهارت‌های سخت و نرم خاص، ویژگی‌های شخصیتی خاصی وجود دارد که برخی افراد دارند که آنها را برای مدیر پروژه بودن مناسب می‌سازد.

1. فعال
2. تعیین کننده
3. رویایی
4. راهبردی
5. متعهد

فعال

آیا شما ابتکار عمل دارید؟ آیا به جای منتظر ماندن برای پاسخ سؤال می‌پرسید؟ آیا نگرش مثبت و قابل انجامی دارید؟ آیا به چالش “بله” می گویید؟ سپس ممکن است به اندازه کافی فعال باشید تا یک مدیر پروژه عالی باشید.

تعیین کننده

مدیر پروژه یک رهبر است، کسی که مردم می توانند برای تصمیم گیری به او نگاه کنند، در صورتی که مسیر آینده کاملاً مشخص نیست. یک مدیر پروژه عالی از برقراری تماس نهایی دریغ نمی کند، حتی ممکن است بهترین انتخاب نباشد. آنها می دانند که برای حرکت به جلو نیاز به قاطعیت دارد.

رویایی

مدیران پروژه نمی توانند فقط در زمان حال زندگی کنند. آنها باید بتوانند به آینده نگاه کنند، زمینه بزرگتر را درک کنند و موفقیت را تصور کنند. نه تنها این، بلکه آنها باید بتوانند دیگران را وادار کنند که دیدگاهی را که دارند بپذیرند. یک مدیر پروژه نیازی به چشم انداز بزرگ ندارد، اما به داشتن چشم اندازی واضح برای ارائه وضوح و جهت به دیگران کمک می کند.

راهبردی

مدیران پروژه هدف خاصی دارند و می دانند چگونه به آن دست یابند. از طریق ترکیبی از شهود، خرد و تجربه، مدیر پروژه های های موفق دارای تفکر استراتژیک لازم برای ارائه راه حل های مناسب برای مشکلاتی هستند که با آن روبرو هستند.

متعهد

برای یک مدیر پروژه، تسلیم شدن یک گزینه نیست. مسئولیت این پروژه بر عهده شماست و شما باید بتوانید بدون توجه به هر اتفاقی آن را محقق کنید. این به تعهد، سرسختی و سخاوت نیاز دارد.

آیا آنچه را که برای یک مدیر پروژه عالی لازم است دارید؟ اگر نه، آیا می توانید راه هایی برای ارتقاء مهارت و بهبود شایستگی های ذکر شده در نظر بگیرید؟